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花几万做的管理系统，员工不愿意用怎么办？落地推行全方法
2020-10-14 17:43 
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2020-10-14 17:43 8766人浏览
做软件只是第一步，真正让全员用起来、产生价值，才是目的。现实中，至少有一半的企业管理系统，上线后都处于 “半荒废” 状态：管理层要求用，但员工阳奉阴违，数据不全、更新不及时，最后系统成了摆设。
这不是系统不好用，也不是员工故意对抗，而是落地方法不对。
一、先搞清楚：员工为什么不愿意用新系统？
无外乎四个原因：
- 增加了工作量：原来随手记在本子上、发个微信就行，现在要录系统、填字段，觉得麻烦；
- 改变了原有习惯：人都有路径依赖，用了好几年的老方法，哪怕低效也不想改；
- 操作太复杂，学不会：系统设计不接地气，功能太绕，一线员工上手困难；
- 觉得是 “监工工具”：认为上系统就是为了盯着干活、查工作量，内心抵触。
找到原因，针对性解决，系统才能真正落地。
二、系统落地推行的 6 个实操方法
1. 上线前：让核心员工参与进来，而不是被动接受
最容易犯的错误：老板和管理层拍板定需求，做完直接扔给员工用。一线员工最懂实际业务，也最清楚哪里会卡点。在需求调研阶段，就找各部门的核心员工参与，听他们的意见，让他们觉得 “这是我们自己要的工具，不是公司强加的”。参与感越强，抵触情绪越小。
2. 分阶段推行，不要一上来全功能全开
很多企业喜欢一步到位，所有部门、所有功能同时上线，结果大家手忙脚乱，问题集中爆发，很容易就放弃了。
正确的做法是：先选一个核心部门、跑通一个核心流程，比如先让销售部用客户管理功能，跑顺了再推广到其他部门；先上核心功能，辅助功能后期再慢慢开。降低一次性的学习成本，让大家逐步适应。
3. 做针对性培训，制作轻量化的操作指引
不要只开一次大会就完事了。不同角色的操作不一样，要分角色做培训：管理员学后台配置，销售学客户录入和跟进，财务学对账和报表。
除了培训，还要制作简单的操作手册：不用写得很厚，每个核心流程配几张截图、几步操作说明，甚至可以录 1 分钟的短视频，员工忘了随时看。
4. 把系统用进工作流程里，而不是额外加一项工作
这是最关键的一点。如果系统和实际工作是两张皮，员工肯定不会主动用。要把系统变成工作的必经环节：
比如客户跟进必须录系统，不录就不算业绩；审批必须走系统，纸质审批不生效；下单必须走系统，仓库不接微信订单。
当系统和工作流程绑定，不用就干不了活，自然就推行下去了。靠行政命令要求 “大家要用” 是没用的，必须从流程上绑定。
5. 持续收集反馈，小步迭代优化
系统上线不是结束，是开始。一线员工在使用中会发现很多实际问题：某个操作很反人类、某个字段没必要、某个流程可以更简单。定期收集反馈，快速调整优化，让员工感受到 “提意见有用，系统会越变越好”，他们才更愿意用。
6. 管理层带头用，自上而下推动
如果老板自己都不看系统数据、还是口头问进度，那员工肯定不会认真用。管理层要率先使用系统：看数据走系统、做审批走系统、开会用系统里的数据说话。上行下效，系统才能真正落地。
最后说句实在话：任何新系统上线，都必然有一段适应期。不要遇到一点阻力就觉得系统不行，给团队一点时间，用对方法，绝大多数系统都能跑起来，真正为企业提效。
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